Jubiläumskarten automatisieren: Wie Sie wichtige Daten zuverlässig in handgeschriebene Karten verwandeln

Geburtstage werden in den meisten Unternehmen halbwegs zuverlässig gefeiert. Jubiläen hingegen – das fünfjährige Mitarbeiterjubiläum, das zehnjährige Kundenverhältnis, der Jahrestag einer Versicherungspolice oder eines Mietvertrags – gehen im Alltag fast immer unter. Genau hier liegt eine ungenutzte Chance.

Mit der Automatisierungsfunktion von Briefheld lassen sich solche wiederkehrenden Anlässe einmal einrichten und dann zuverlässig über Jahre hinweg abarbeiten – ohne dass jemand im Team daran denken muss. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie das geht und worauf es ankommt.

Wozu lohnt sich die Automatisierung?

Bevor wir in die Mechanik einsteigen: Drei typische Einsatzbereiche, in denen Jubiläumskarten echten Effekt erzeugen.

• Mitarbeiterjubiläen: Nach fünf, zehn, 15 oder 20 Jahren Betriebszugehörigkeit eine handgeschriebene Karte der Geschäftsführung – sichtbar, spürbar, wertschätzend
• Kundenjubiläen: „Sie sind seit drei Jahren bei uns Kunde" – ein Anlass, der ohne Verkaufsabsicht funktioniert und häufig Reaktionen auslöst
• Vertragsjubiläen: Versicherungspolicen, Wartungsverträge, Software-Abos – sobald ein Jahr vor dem nächsten Verlängerungstermin eine Karte kommt, ist die Beziehung spürbar präsenter, wenn die Entscheidung ansteht

Schritt 1: Kampagnenverwaltung öffnen

Loggen Sie sich in Ihr Briefheld-Konto ein. Im Menü unter Ihrem Namen finden Sie den Punkt „Kampagnenverwaltung" (Campaign Manager). Dort gibt es einen eigenen Bereich für Geburtstage und Jubiläen – beide funktionieren gleich, sind aber separat verwaltbar.

Tipp: Sie können mehrere Jubiläumsautomatisierungen parallel laufen lassen – etwa eine für Mitarbeiter, eine für Premiumkunden und eine für alle übrigen Bestandskunden. So lassen sich Karten, Botschaften und Beilagen pro Zielgruppe unterscheiden.

Schritt 2: Neue Automatisierung anlegen

Klicken Sie auf „Neue Automatisierung hinzufügen" und wählen Sie den Reiter für Jubiläen. Sie haben anschließend zwei Optionen:

Option A: Empfänger manuell auswählen

Sie scrollen durch Ihre Kontaktliste und wählen die Personen aus, an die die Karte gehen soll. Nur Kontakte mit hinterlegtem Jubiläumsdatum erscheinen auswählbar. Fehlt ein Datum, können Sie es direkt über das Stift-Symbol ergänzen.

Option B: Als Standard-Kampagne aktivieren

Schalten Sie oben rechts den Schalter „Standard-Kampagne" ein. Dann gehen die Karten automatisch an alle Kontakte mit hinterlegtem Jubiläumsdatum – außer an jene, die bereits einer anderen Automatisierung zugeordnet sind. Das ist die unkomplizierte Variante für alle, die nichts vergessen wollen.

Wichtig: Wenn Sie eine speziellere Automatisierung (etwa für B2B-Kontakte) parallel laufen lassen, geht die Standard-Kampagne nur an die übrigen Kontakte. Das vermeidet Doppelversand.

Schritt 3: Karte auswählen

Sie müssen keine speziellen Jubiläumskarten nehmen. Wählen Sie aus dem gesamten Briefheld-Katalog – saisonale Motive, eigene Lieblingsdesigns, Karten mit Ihrem eigenen Branding. Wer eine eigene Karte hochgeladen hat, kann auch diese verwenden.

Tipp: Sie können die gewählte Karte jederzeit nachträglich austauschen, indem Sie die Automatisierung bearbeiten. So bleibt Ihre Kommunikation über Jahre frisch.

Schritt 4: Botschaft formulieren

Hier liegt der entscheidende Hebel für Wirkung. Eine generische Karte „Wir gratulieren zum Jubiläum" verfehlt das Ziel. Nutzen Sie die Variablenfunktion (Merge Fields), um Vorname, Nachname und Firmenname automatisch einzusetzen. Ihre Unterschrift lässt sich als Bilddatei einbinden.

Drei Beispiele für unterschiedliche Anlässe:

• Freundlich (Privatkunden): „Liebe Frau {{first_name}}, drei Jahre – wie die Zeit vergeht. Danke, dass Sie uns die Treue halten. Wir freuen uns auf die Jahre, die noch kommen."
• Professionell (B2B-Kunden): „Sehr geehrter Herr {{first_name}} {{last_name}}, heute vor fünf Jahren begann unsere Zusammenarbeit. Vielen Dank für das Vertrauen über all die Jahre – wir freuen uns auf die nächste Etappe."
• Mitarbeiter: „{{first_name}}, zehn Jahre bei uns – ein Grund zur Anerkennung. Danke für alles, was Sie in dieser Zeit für das Team und das Unternehmen geleistet haben."

Schritt 5: Finale Einstellungen

Bevor Sie die Automatisierung speichern, treffen Sie die letzten Entscheidungen:

• Absenderadresse: Welche Rückadresse soll auf der Karte stehen?
• Optionale Beilage: Visitenkarte, kleines Geschenk, Gutschein? Gerade bei Mitarbeiterjubiläen wirkt eine kleine Beigabe oft stärker als die Karte allein
• Vorlaufzeit: Standardmäßig verschickt Briefheld die Karte 14 Tage vor dem eigentlichen Anlass – so kommt sie pünktlich an, ohne spät zu wirken
• Start- und Enddatum: Soll die Kampagne ein Jahr laufen oder unbegrenzt? Für Daueranlässe wie Vertragsjubiläen empfiehlt sich „kein Enddatum" – mit der Notiz, die Karte ein- bis zweimal pro Jahr zu prüfen und zu erneuern

Mit „Automatisierung speichern" ist der Prozess abgeschlossen. Ab jetzt läuft alles im Hintergrund.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich nach dem Einrichten neue Kontakte hinzufüge?

Bei einer Standard-Kampagne werden neue Kontakte mit hinterlegtem Jubiläumsdatum automatisch berücksichtigt. Bei manueller Auswahl müssen Sie sie aktiv hinzufügen.

Was geschieht, wenn das Versanddatum auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt?

Briefheld verschiebt den Versand auf den nächsten regulären Arbeitstag. So gehen keine Karten verloren.

Kann ich pro Automatisierung verschiedene Karten oder Texte verwenden?

Nicht innerhalb derselben Automatisierung. Für unterschiedliche Designs oder Botschaften richten Sie einfach eine zweite oder dritte Automatisierung ein.

Funktioniert das auch für Empfänger im Ausland?

Ja. Beachten Sie aber längere Laufzeiten im internationalen Versand – je nach Ziel zwischen einer und drei Wochen. Briefheld empfiehlt daher, internationale Karten mit etwas mehr Vorlauf zu planen.

Was passiert mit Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen?

Sobald Sie die Person in Ihrem System inaktiv setzen oder aus der Liste entfernen, wird sie aus der Automatisierung herausgenommen. Eine separate Pflege ist nicht nötig.