Messekontakte mit Handschrift stärken: So heben Sie sich vor, während und nach dem Event ab

Im hektischen Umfeld von Messen und Kongressen aus der Masse herauszustechen ist Pflicht. Handgeschriebene Karten bieten dabei einen wirkungsvollen Hebel: Sie schaffen persönliche Kontaktpunkte – vor, während und nach dem Event. Egal ob Sie Kundenbeziehungen aufbauen, den Standbesuch erhöhen oder einen bleibenden Eindruck hinterlassen wollen: Dieser Leitfaden zeigt, wie sich Ihre Messekommunikation in jeder Phase aufwerten lässt.

Vor der Messe: Eindruck schinden, bevor es losgeht

Wer früh Kontakt aufnimmt, gibt einer späteren Begegnung den richtigen Rahmen. Ob Termin oder Standeinladung – handgeschriebene Briefe schaffen Vorfreude und bauen erste Beziehungsfäden auf.

Beispielnachrichten:

• „Ich freue mich, Sie auf [Messename] zu sehen! Kommen Sie an Stand 1228 vorbei – Kaffee und ein gutes Gespräch stehen bereit."
• „Wir sind beide auf der [Messename]. Lassen Sie uns Zeit für ein Gespräch finden – ich interessiere mich besonders für Ihre Arbeit bei [Unternehmen]."

Praxistipp: Legen Sie eine Beilage mit gebrandetem Material oder einem QR-Code bei, der zu Ihrem Terminkalender, einem kostenfreien Download oder einer Hallenkarte mit Ihrer Standmarkierung führt.

Während der Messe: Verbindungen in Echtzeit vertiefen

Warten Sie mit dem Follow-up nicht bis zum Ende. Wer während des Events Briefe verschickt, verstärkt frische Kontakte, solange die Begegnung noch präsent ist – und gewinnt damit deutlich an Relevanz.

Wann sich Briefe mitten im Event lohnen

• Aufgreifen eines Panel-Gesprächs
• Nachfassen nach einem Standbesuch
• Unterstreichen einer möglichen Partnerschaft

Beispielnachricht: „Ich habe unser Gespräch beim [Panel/Networking] zum Thema [Thema] genossen. Ihre Sicht auf [Trend] ist bei mir hängengeblieben – lassen Sie uns das bald vertiefen."

Praxistipp: Werden Sie konkret. Notieren Sie sich nach jeder Begegnung ein paar Details – was Sie besprochen haben, was Ihnen aufgefallen ist, was Sie verbindet. Dieser kleine Extra-Schritt verwandelt eine Karte in einen echten Beziehungsanker.

Nach der Messe: Im Nachgang-Rauschen heraus stechen

Beim Nachfassen nach einer Messe gehen die meisten Kontakte verloren. Heben Sie sich ab, indem Sie ein handgeschriebenes Dankeschön versenden, das Ihre Wertschätzung und Ihr Interesse an der weiteren Beziehung deutlich macht.

Möglichkeiten für das Follow-up

• Nachfassen bei qualifizierten Leads
• Dankeschön an Standbesucher oder Demo-Teilnehmer
• Wiederbelebung schlafender Kontakte
• Wertschätzung gegenüber Veranstaltern und Referenten

Beispielnachrichten:

• „Vielen Dank, dass Sie auf der [Messename] an unserem Stand vorbeigeschaut haben. Ihre Anregungen zu [Thema] haben mir weitergeholfen – ich melde mich mit Ideen, wie wir Ihr Team unterstützen können."
• „Schön, Sie auf der [Messe] kennengelernt zu haben. Aus unserem Gespräch denke ich, dass wir Ihnen bei [Ziel] echten Mehrwert bieten können. Lassen Sie uns das weiter besprechen."

Praxistipp: Ergänzen Sie Ihre Karte mit einer kleinen Geste – einem Gutschein, einer Produktprobe oder einer kompakten One-Page-Zusammenfassung auf Basis Ihres Gesprächs.

Weitere Anlässe rund um die Messe

Bestandskunden wieder einbinden

Die Messewoche ist ein guter Anlass, sich bei aktuellen Kunden zu melden. Greifen Sie etwas vom Event auf oder bedanken Sie sich einfach für die anhaltende Zusammenarbeit.

Veranstaltungspartner und Referenten danken

Zeigen Sie Anerkennung für alle, die das Event möglich gemacht haben. Eine kurze, ehrliche Karte ist eine elegante Form, in Erinnerung zu bleiben.

Neue Kontakte persönlich begrüßen

Nutzen Sie Karten, um neue Bekanntschaften aus dem Event willkommen zu heißen. Schon ein paar Zeilen legen das Fundament für spätere Zusammenarbeit.

Praxistipp: Erwähnen Sie die Rolle des Empfängers oder die Situation, in der Sie sich kennengelernt haben – das macht den Brief sofort persönlicher.

Mit Briefheld die Messekommunikation skalieren

Sie wollen Ihre Messekommunikation aufwerten, ohne hunderte Karten von Hand zu schreiben? Mit Briefheld können Sie:

• Briefkampagnen über CRM-Integrationen automatisieren
• Beilagen wie Visitenkarten, QR-Codes oder Flyer hinzufügen
• aus hunderten Kartenmotiven wählen oder eigenes Branding einsetzen
• Karten in Deutschland und international versenden

Schreibroboter, die in Ihrem individuellen Stil arbeiten, halten den persönlichen Charakter aufrecht – ohne dass jemand stundenlang am Schreibtisch sitzt.

Messekommunikation, die von Anfang bis Ende wirkt

Ob Einladung, Dank an Besucher oder Nachbereitung: Handgeschriebene Karten sind eine herausragende Strategie, um Messekontakte zu stärken. Sie schaffen Momente echter Verbindung in einer zunehmend digitalen Welt.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit handgeschriebenen Karten vor der Messe Standbesucher gewinnen?

Ja. Eine Karte, die vorab eintrifft, kann Ihre Standnummer, einen Hinweis auf eine Aktion oder eine persönliche Einladung enthalten. So ist Ihre Marke schon präsent, bevor der Besucher die Halle überhaupt betritt.

Was ist, wenn ich die Adressen meiner Kontakte gar nicht habe?

Kein Problem. Briefheld bietet eine integrierte Funktion, über die Empfänger ihre Adresse selbst und sicher hinterlegen können – den Rest übernehmen wir.

Kann ich auch Kontakte anschreiben, die ich auf der Messe verpasst habe?

Auf jeden Fall. Wenn Sie einen geplanten Termin verpasst oder einen interessanten Vortrag verfolgt haben, ohne den Referenten zu treffen, zeigt eine Karte Initiative und echtes Interesse – eine elegante Art der Erstvorstellung im Nachgang.

Wie lang sollte ein handgeschriebener Brief nach der Messe sein?

Kurz und konkret. Drei bis fünf Sätze reichen aus, solange sie warm, spezifisch und relevant sind. Es geht nicht um einen Verkaufspitch, sondern um den Aufbau einer Beziehung.

Darf ich einen Handlungsaufruf in den Brief einbauen?

Ja. Ein Hinweis auf einen Folgetermin oder eine nützliche Ressource lässt sich gut einbauen – solange er im Gesprächston bleibt und keinen Druck aufbaut.